Interreg Baltic Sea Region / European Union / StratKIT+ Logo

Strategisk kommunikation och hantering av offentlig måltidsförsörjning vid oväntade störningar

I korthet

Detta verktyg utgår från två områden som utgör de första stegen i hur man kan kommunicera och hantera information på ett tranperent och tillgängligt sätt. Verktyget kan användas vid alla typer av oförutsedda händelser (energikris, matförsörjning etc.). Verktyget hjälper till att identifiera vilka aktörer som har behov av att kommunicera, olika målgrupper för kommunikationen, dessutom hjälper den till att underlätta kommunikationen mellan organisationer. Verktyget förklarar hur man bygger ett nätverk, aktiverar och kommunicerar med olika parter för att möjliggöra upphandling, produktion och/eller distribution av måltider i krissituationer.

Nödvändiga steg

Steg 1: Stöd utbyte mellan organisationer som är involverade i tillhandahållandet av offentliga måltider genom att inrätta en arbetsgrupp.

  1. Uppmuntra till samarbete med alla aktörer som på något sätt är inblandade i måltidsverksamheten (verksamhetschef, utförare, leverantörer, etc.) för att tillsammans hitta en lösning på hur verksamheten kan fortsätta under de nya omständigheterna.
  2. Bilda en arbetsgrupp och träffas regelbundet för att utbyta information om läget.
  3. Ta mötesanteckningar för att säkerställa att inga idéer går förlorade.
  4. Eftersom förutsättnignarna snabbt kan ändras är det betydelsefullt att ha regelbundna möten för lägesuppdatering.

Steg 2: Som ansvarig för en måltidsverksamhet föreslås du att upprätta en öppen och transparent kommunikationsplan för alla berörda, såsom boende eller släktingar (t.ex. i boende för äldre), föräldrar (i daghem/skolor), matgäster (t.ex. , i cafeterier, matsalar).

  1. Var medveten om att alla drabbade initialt är osäkra på vad som kommer att hända med måltidsverksamheten under krisen.
  2. Identifiera vilka målgrupper som har behov av kommunikation från måltidsverksamheten.
  3. Snabb och tydlig kommunikation till berörda grupper minskar ovissheten. Uppdatera informationen regelbundet efter arbetsgruppens möten.
  4. Möjliga kommunikationskanaler kan vara: gemensam anslagstavla, brevutskick, kommunens hemsida, nyhetsbrev, intranät, e-postutskick, sms.

Beroende på vilken typ av oförutsedd händelse som inträffat finns det olika lösningar.

Att tänka på

Ett tips är att etablera en arbetsgrupp redan innan något oförutsett inträffar, som träffas regelbundet för informationsutbyte gällande verksamheten.

Tänk på att det både kan krävas tid och arbete för att organisera en fungerande arbetsgrupp.

Varje organisation bestämmer hur ofta gruppen ska träffas. Erfarenhet visar att en arbetsgrupp som inte befinner sig i beredskapläge kan träffas allt mellan en gång i månaden till en gång om året. Vid en oförutsedd händelse är det viktigt med tätare och mer kontinuerliga kontakter.

Se även andra verktyg för hur man kan etablera en arbetsgrupp.

Vidare information

Lägg det här verktyget till din samling

Du kan lägga det här verktyget till din samling. Du kan sedan ladda ner en PDF med alla verktyg i din samling som du kan skriva ut eller dela med andra.

Det här verktyget ingår i din samling

Du kan ladda ner en PDF med alla verktyg i din samling som du kan skriva ut eller dela med andra.

Det finns inga verktyg i din samling ännu. Det finns för närvarande ett verktyg i din samling. Det finns för närvarande verktyg i din samling.

+ lägg till verktyg i samlingen ta bort verktyg från samlingen
You have 0 Tools in your collection.
Klicka här för att hantera och ladda ner din samling.

Hantera din samling

There are currently 0 tools in your collection. Du kan ta bort verktyg från din samling eller ladda ner din samling som ett pdf-dokument för enkel utskrift och delning.

ladda ner