Tarvittavat toimenpiteet
Vaihe 1: Tuetaan julkisten aterioiden tarjoamiseen osallistuvien organisaatioiden välistä tiedonvaihtoa perustamalla "toimikunta".
- Aloittakaa nopea tiedonvaihto kaikkien ruokapalvelualan toimijoiden (keittiöhenkilökunta, hankinta-ammattilaiset, kiinteistönhoito, jne.) kanssa löytääksemme yhdessä ratkaisun, kuinka hyvää ruokapalvelua voidaan vallalla olevissa olosuhteissa jatkaa.
- Muodostakaa "toimikunta" ja tavatkaa säännöllisesti vaihtaaksenne tietoja kriisiin liittyen.
- Dokumentoikaa kokoukset varmistaaksenne, ettei keskustelujen tuloksia unohdeta tai menetetä.
- Tarkistakaa tulokset seuraavassa toimikunnan kokouksessa, sillä olosuhteet tai mielipiteet voivat muuttua kokousten välillä.
Vaihe 2: Julkisten aterioiden tarjoajina luokaa avoin ja läpinäkyvä viestintä kaikkien asianosaisten kanssa, kuten asukkaiden tai sukulaisten (esim. vanhusten hoitolaitokset), vanhempien (päiväkodit/koulut), ruokailijoiden (esim. kahvilat, ruokalat).
- Ottakaa huomioon, että kaikki asianosaiset ovat aluksi epävarmoja siitä, mitä ruokapalveluille tapahtuu kriisin aikana.
- Tunnistakaa kriisiviestinnän kohdeyleisö.
- Tämä epävarmuus poistetaan viestimällä toimikunnan kokouksista nopeasti.
- Mahdollisia viestintäkanavia voisivat olla: ilmoitustaulu (verkossa tai toimitilojen seinällä), kirje, kotisivu, uutiskirje, intranet, posti.
Kriisistä riippuen ratkaisuja on erilaisia.
Lisää huomioitavia asioita
- Ihannetapauksessa tällainen "ruokapalvelutoimikunta" on perustettu organisaatiossa jo ennen kriisiä, ja se vaihtaa säännöllisesti tietoja ruokapalveluihin liittyvistä aiheista.
- Muista, että joissain tilanteissa toimikunnan kokoaminen vie aikaa ja vaivaa ja toisissa tilanteissa se muodostetaan helposti ja nopeasti.
- Kokoontumistiheys on hyvin yksilöllistä organisaatiosta riippuen: ilman kriisejä tällaisten toimikuntien kokoontumiskerrat vaihtelevat kerran kuukaudessa tapaamisista kerran vuodessa tapahtuviin tapaamisiin. Kriisitilanteessa säännöllinen ja oikea-aikainen tiedonvaihto on ensiarvoisen tärkeää.
- Tutustu myös ”Ruokatyöryhmän perustaminen” -toimintaohjeeseen, joka voi ohjata toimikunnan perustamisessa.
