Skridt for skridt
Trin 1: Understøt udveksling mellem organisationer, som er involverede i tilvejebringelse af offentlige måltider ved at etablere en kommission.
- Start en hurtig udveksling med alle involverede i levering af måltidet (leverandører, cateringvirksomhed, facility management, myndighed) for at finde en løsning på, hvordan god måltidsservice kan fortsættes under de ændrede betingelser.
- Etabler en kommission, der mødes regelmæssigt for at udveksle information om krisen.
- Dokumenter møderne for at sikre at resultaterne ikke bliver tabt.
- Gennemse resultaterne ved næste møde i kommissionen fordi betingelser eller forhold kan ændres mellem to møder.
Trin 2: En leverandør af offentlige måltider etablerer en åben og gennemsigtig kommunikation med alle involverede, som f.eks. beboere og pårørende (f.eks. ved plejehjem), forældre (ved børneinstitutioner og skoler), og forbrugere (f.eks. i kantiner og cafeterier).
- Vær opmærksom på, at alle implicerede er som udgangspunkt urolige over, hvad der kommer til at ske med det offentlige måltid under krisen.
- Identificer målgruppen for kommunikation under krisen.
- Usikkerhed kan fjernes ved hurtig kommunikation om resultaterne fra møder i kommissionen for krisehåndtering.
- Overvej mulige kommunikationsveje: opslagstavle (også som online), breve, hjemmeside, nyhedsbreve, intranet, emails.
Der er flere muligheder afhængig af krisen. For eksempel er etablering af en to-go løsning ikke altid den bedste løsning. Ideelt er en kommission allered etableret i enheden før krisen indtræffer, og kommissionen udveksler regelsmæssigt information med andre om catering og levering af måltider.
Flere overvejelser
- Husk i krisesituationer kan det tage længere tid og flere ressourcer at etablere en kommission, og i andre situationer er det og hurtigt at oprette en kommission.
- Mødefrekvensen afhænger af den pågældende institution og fastsættes individuelt: Erfaringen viser, at en fødevarekommission udenfor krisesituationer mødes en gang om måneden eller årligt. I krisesituationer er regelmæssige og mere hyppige møder nødvendige.
- Se også værktøjet “Oprettelse af en kantinekommission” som anvisning på hvordan en kommission kan organiseres.
