Posiłki publiczne oferowane są dla wielu segmentów klientów w Regionie Morza Bałtyckiego (BSR); od przedszkoli i szkół, szpitali, domów opieki nad osobami starszymi, stołówek w urzędach państwowych i miejskich, po siły zbrojne i więzienia.
Modele organizacyjne cateringu publicznego
Władze publiczne mogą pełnić rolę zarówno zamawiającego, jak i dostawcy usług gastronomicznych (catering wewnętrzny) lub zlecać usługi gastronomiczne wykonawcom zewnętrznym (catering kontraktowy). Wykonawcą zewnętrznym może być zarówno publiczna, jak i prywatna firma świadcząca usługi cateringowe.
W ciągu ostatniego półwiecza w BSR nastąpił ogólny zwrot od cateringu wewnętrznego w kierunku zlecania prywatnych usług cateringowych, przede wszystkim w celu dostarczania posiłków do szkół, szpitali i domów opieki.
Struktury organizacyjne publicznego sektora usług żywieniowych zostały zarysowane w poniższym schemacie:
Modele zamówień
Władze publiczne (np. instytucje państwowe, regionalne lub lokalne) albo zamawiają i dostarczają żywność, albo zamawiają usługę cateringową posiłków publicznych. W obu przypadkach zamówienia mogą być scentralizowane lub zdecentralizowane. Oznacza to, że organ publiczny może przeprowadzać zamówienia dla wszystkich (lub grupy) punktów gastronomicznych podlegających jego zarządzaniu (zamówienia scentralizowane). W przypadku zamówień zdecentralizowanych każdy instytucjonalny punkt gastronomiczny albo sam zamawia i dostarcza żywność, albo sam zamawia usługi gastronomiczne.
Procedury zamówień publicznych obejmują kilka etapów: sporządzenie i opublikowanie zaproszenia do składania ofert, ocenę ofert od oferentów (dostawców), wybór jednego lub kilku dostawców, sporządzenie umowy z dostawcą (dostawcami) oraz monitorowanie zgodności z umową. Instytucja organizująca przetarg (zamawiający) i jej urzędnicy ds. zamówień są odpowiedzialni za zaproszenie do składania ofert.
W obu modelach zamówień (scentralizowanym/zdecentralizowanym), zamawiający musi posiadać dogłębną wiedzę na temat wymagań dla cateringu i planowania menu. Jednakże zasoby ludzkie można często wykorzystać bardziej efektywnie w przypadku zamówień centralnych. Ponadto, przy centralnym zaopatrzeniu w większe ilości żywności można w wielu przypadkach uzyskać korzystne ceny hurtowe i warunki dostaw, jak również większy wybór surowców. Z drugiej strony, zdecentralizowane zaopatrzenie umożliwia lepsze zaangażowanie mniejszych dostawców żywności i bardziej zróżnicowaną ofertę, przywracając klientom kontakt z lokalnymi producentami i zmniejszając liczbę kilometrów, jakie pokonuje żywność.
Sposoby przygotowywania posiłków
Tradycyjnie, publiczne instytucje edukacyjne, zdrowotne i opieki społecznej w Regionie Morza Bałtyckiego (BSR) posiadają kuchnie na miejscu w swoich budynkach, zatem posiłki przygotowuje się na miejscu i dostarcza w stanie gotowym do spożycia. Obecnie wyłaniający się trend to systemy, w których jedzenie przygotowuje się częściowo lub w całości w centralnej kuchni, a następnie transportuje do innych punktów gastronomicznych. Kuchnie centralne mogą dostarczać posiłki gorące (ugotuj i podaj), schłodzone i wstępnie ugotowane, które są podgrzewane przed podaniem (ugotuj i schłodź), lub komponować posiłki z wstępnie przetworzonych zimnych składników, które następnie są gotowane w danym miejscu (gotuj na zimno).
Gotowanie na miejscu często pozwala na większą elastyczność w opracowywaniu jadłospisu i szybsze reagowanie na zmieniający się popyt, co skutkuje mniejszym marnotrawstwem żywności. Podczas gdy scentralizowane kuchnie mogą zaoszczędzić na kosztach pracy, umożliwiając firmie cateringowej zatrudnienie mniejszej liczby pracowników kuchni, zazwyczaj występują dodatkowe koszty transportu. Produkcja żywności w większych ilościach może również wymagać zakupu bardziej specyficznego sprzętu kuchennego, aby umożliwić produkcję konkretnych pozycji jadłospisu.
Programy finansowania publicznych posiłków
W krajach BSR praktyka finansowania posiłków publicznych rozciąga się od całkowitego braku dotacji do częściowych lub pełnych dotacji, w zależności od konkretnych umów. W przypadku dotacji częściowych państwo i/lub samorząd lokalny mogą pokrywać niektóre koszty dostarczania posiłków lub na przykład udostępniać (za darmo) dostawcy usług cateringowych pomieszczenia kuchenne i wyposażenie oraz jadalnie. Pełne dofinansowanie przez państwo i/lub samorząd lokalny obejmuje wszystkie koszty żywności, materiałów, energii, pomieszczeń kuchennych, jadalni i personelu potrzebnego do zaopatrzenia w posiłki.
Dodatkowo, w sektorze edukacji krajów UE dystrybucja owoców, warzyw i mleka wśród uczniów jest finansowana z budżetu UE. Na przykład połączenie państwowego dodatku na lunch w szkole, wsparcia samorządów lokalnych i UE umożliwia serwowanie codziennie bezpłatnych, gorących posiłków dla wszystkich uczniów w Estonii, Finlandii i Szwecji.
Więcej informacji na temat zamówień publicznych i usług cateringowych w krajach BSR można znaleźć w raporcie StratKIT (Joint Baltic Sea Region Report on public procurement and catering services).