Miten julkiset ruokapalvelut ja hankinnat toimivat?

Itämeren alueella tarjotaan julkisia aterioita monille hyvin erilaisille asiakasryhmille päiväkodeissa ja kouluissa, sairaaloissa, vanhustenhoidossa, valtion ja kuntien henkilöstöravintoloissa sekä puolustusvoimissa ja vankeinhoidossa.

Viranomaiset voivat olla sekä julkisen hankkijan että julkisten ruokapalveluiden (oma ruokapalvelu) roolissa tai he voivat ulkoistaa ruokapalvelun ulkopuolisille yrityksille (sopimusruokapalvelu). Ulkopuolinen ruokapalveluita tarjoava yritys voi olla joko julkisessa tai yksityisessä omistuksessa.

Viimeisen puolen vuosisadan aikana Itämeren alueella on tapahtunut yleistä siirtymistä kuntien (tai julkisten laitosten) omista ruokapalveluista yksityisten sopimusruokapalveluiden käyttöön. Tämä koskee erityisesti koulujen, sairaaloiden ja hoivakotien ruokapalveluita.

Julkisten ruokapalveluiden organisaatiorakenteita esitellään seuraavassa kaaviossa:

Viranomaiset (esim. valtion, alueellisen tai paikallishallinnon laitoksissa) joko organisoivat ruokapalvelut itse (hankkivat elintarvikkeet ja vastaavat aterioiden valmistamisesta ja tarjoamisesta) tai hankkivat ruokapalvelut. Molemmissa tapauksissa hankinnat voidaan keskittää tai hajauttaa. Tämä tarkoittaa sitä, että viranomainen voi tehdä hankintoja kaikille hallinnoimilleen ruokapalveluja käyttävälle laitosyksikölle tai niiden ryhmälle (keskitetyt hankinnat). Jos hankinnat ovat hajautetut, kukin laitosyksikkö toimii itsenäisesti ja joko hankkii elintarvikkeita ja valmistaa ja tarjoaa ruokaa tai hankkii ruokapalveluita asiakkailleen.

Julkisiin hankintamenettelyihin kuuluu useita vaiheita: tarjouspyynnön kirjoittaminen ja julkaiseminen, tarjoajien (potentiaalisten toimittajien) tarjousten arviointi, yhden tai useamman toimittajan valitseminen, sopimuksen laatiminen toimittajien kanssa ja sopimuksen noudattamisen valvonta. Hankintaviranomainen ja sen hankintavastaavat tekevät tarjouspyynnön.

Molemmissa hankintamalleissa (keskitetty/hajautettu) hankkijalla on oltava syvällinen tietämys ruokapalveluiden ja ruokalistasuunnittelun vaatimuksista. Henkilöresursseja voidaan kuitenkin usein käyttää tehokkaammin, kun hankinta järjestetään keskitetysti. Melko suurten elintarvikemäärien keskitetty hankinta voidaan monissa tapauksissa saada edullisemmin tukkuhinnoin, paremmin toimitusehdoin sekä laajemmasta valikoimasta kuin jos ne olisi hankittu pieniltä toimittajilta. Toisaalta hajautetut hankinnat antavat pienille elintarviketoimittajille tilaisuuden sitoutua toimituksiin ja tarjota erilaisia tuotteita kuin suuret toimittajat. Lisäksi hankkijoiden ja paikallisten tuottajien väliset yhteydet voivat kehittyä ja ruokakilometrit vähentyä.

Perinteisesti Itämeren alueen julkisissa koulutus-, terveys- ja hoitolaitoksissa on rakennuksissaan keittiöt, joissa ateriat valmistetaan ja tarjotaan paikan päällä. Valmistustavat, joissa aterioita tuotetaan joko osittain tai kokonaan keskuskeittiössä ja kuljetetaan sitten muihin ruokapalvelukohteisiin, ovat nouseva trendi. Keskuskeittiöt voivat tarjota lämpimiä aterioita (Cook and Serve), lämmittää kypsennettyjä jäähdytettyjä aterioita (Cook and Chill) tarjoilua varten tai valmistaa aterioita valmiiksi käsitellyistä kylmistä komponenteista, jotka kypsennetään paikan päällä (Cook Cold).

Paikan päällä kypsennys voi usein mahdollistaa muita valmistustapoja joustavamman ruokalistan kehittämisen ja nopeamman reagoinnin muuttuvaan kysyntään, mikä vähentää ruokahävikkiä. Vaikka keskitetyt keittiöt voivat säästää työvoimakustannuksia palkkaamalla vähemmän keittiöammattilaisia, kuljetuskustannukset yleensä lisääntyvät. Suuren mittakaavan ruokatuotanto voi myös edellyttää erityisten laitteistojen hankintaa tiettyjen ruokalajien valmistamiseksi.

Itämeren maissa julkisten aterioiden rahoitus vaihtelee yhteiskunnan kokonaan tai osittain tukemista aterioista asiakkaiden täysimääräisesti maksamiin aterioihin, usein erilaisten erityisjärjestelyiden puitteissa. Osittaisissa tukijärjestelmissä valtio ja/tai paikallishallinto voivat kattaa osan ruokapalveluiden kustannuksista tai esimerkiksi antaa ruokapalveluille maksutta käyttöön keittiötiloja ja -laitteita sekä ruokailutiloja. Valtion ja/tai paikallishallinnon täysi tuki kattaa kaikki kustannukset, jotka aiheutuvat ruokapalveluiden tarvitsemista elintarvikkeista, materiaaleista, energiasta, keittiötiloista, ruokailutiloista ja henkilöstöstä.

Lisäksi EU-maiden opetussektorilla hedelmien, vihannesten ja maidon jakelu oppilaille saa rahoitusta EU:n budjetista. Valtion ja kuntien sekä EU:n koulumaito- ja hedelmätuen yhdistelmä mahdollistaa maksuttoman lämpimän aterian kaikille oppilaille joka päivä Virossa, Suomessa ja Ruotsissa.

Lisätietoja julkisista hankinnoista ja ruokapalveluista Itämeren maissa löytyy tästä StratKIT-raportista (Joint Baltic Sea Region Report on public procurement and catering services).