Hvordan fungerer offentlige indkøb af fødevarer og catering?

Offentlige måltider tilbydes til en bred vifte af forbrugere i Østersø-regionen (BSR), lige fra børnehaver, skoler, hospitaler og plejehjem, til kantiner i kommuner, statslige institutioner og fængsler.

Offentlige myndigheder kan have rollen som både indkøber og cater (in-house catering), eller de kan outsource cateringservicen til eksterne leverandører (contract catering). Den eksterne leverandør kan enten være et offentligt eller privatejet firma, som tilbyder cateringservice.

I det sidste halve århundrede har der i BSR været et generelt skifte i retning væk fra in-house catering og henimod privat cateringservice, særligt ift. offentlige måltider i skoler, hospitaler og plejehjem.

Organisationsstrukturer for levering af offentlige måltider er illustreret i diagrammet nedenfor:

Offentlige myndigheder (f.eks. institutioner på statsligt, regionalt eller kommunalt niveau) kan enten selv indkøbe fødevarer og stå for produktion af maden, eller de kan købe cateringservice til den offentlige bespisning. I begge tilfælde kan indkøbet være centraliseret eller decentraliseret. Dette betyder, at den offentlige myndighed kan indkøbe for alle (eller grupper af) enheder under dens kompetenceområde (centraliseret indkøb), eller hver enkelt enhed for eget indkøb (decentraliseret indkøb).

Proceduren for offentlige indkøb indebærer typisk en række trin: at udarbejde og offentliggøre et udbud (dvs. indhente tilbud), vurdere tilbuddene fra tilbudsgiverne (leverandørerne), at udvælge en eller flere leverandører, indgå en kontrakt med leverandøren, samt at kontrollere overholdelsen af kontrakten. Udbudsmyndigheden (indkøberen) og dens indkøbsansvarlige har ansvaret for udbuddet.

I begge indkøbsmodeller (centraliseret/decentraliseret) er det nødvendigt, at indkøberen har indgående kendskab til krav om udbudsområdet, eller kan trække på ekspertise. Dette gælder for både udbud af fødevarer og cateringservice. Ofte kan ressourcer, både de menneskelige og økonomiske, udnyttes mere effektivt, når indkøbet er organiseret centralt. Centralt indkøb af større mængder af mad kan give stordriftsfordele, være billigere i pris og sikre bedre leveringsmuligheder. På den anden side kan decentralt indkøb bedre muliggøre inddragelse af mindre madleverandører og større variation i udvalg. Det kan skabe tættere samarbejde med lokale producenter og måske reducere den afstand, maden er transporteret.

Offentlige uddannelses-, sundheds- og velfærdsinstitutioner i BSR har traditionelt haft on-site køkkener i deres bygninger, hvor maden bliver tilberedt på stedet, inden den serveres. Der er en trend til, at maden nu begynder at komme, helt eller delvist tilberedt, fra et centralt køkken, og herefter transporteres og spises andre steder. Centrale køkkener kan levere varme måltider (cook and serve), færdiglavede og nedkølede (cook and chill) eller sammensætte måltider fra forbehandlede, kolde ingredienser, som herefter tilberedes på stedet (cook cold).

Tilberedelse på stedet (on-site) kan ofte give mere fleksibilitet i udvikling af menuer og hurtigere respons på ændringer i behov og efterspørgsel, hvilket kan mindske madspild. Mens centraliserede køkkener kan mindske lønomkostninger ved at gøre det muligt for cateren at have færre køkkenansatte, medfører de generelt større transportomkostninger. Madproduktion i større mængder kan desuden også medføre et behov for at købe mere specifikt køkkenudstyr for at muliggøre produktionen af specifikke dele af menuen.

I BSR-landene spænder måderne at finansiere de offentlige måltider på bredt. I nogle lande er måltider slet ikke støttet, i andre delvist støttet, og i andre fuldt ud støttet fra det offentlige. I tilfælde af delvis støtte kan staten og/eller de lokale myndigheder dække dele af omkostningerne for måltidstilbuddet eller f.eks. udlåne køkkenlokaler og -udstyr samt spiseområder gratis til leverandøren af cateringservice. Fuld støtte fra staten og/eller lokale myndigheder dækker alle omkostninger for mad, materialer, energi, køkkenlokaler og -udstyr, spiseområder og personale, der er nødvendigt for måltidstilbuddet.

Derudover kan EU-lande få finansiering fra EU til at tilbyde frugt, grøntsager og mælk til elever og studerende. I Estland, Finland og Sverige har kombinationen af nationale budgetter til skolefrokoster samt støtte fra lokale myndigheder og EU-midler f.eks. gjort det muligt at tilbyde varme måltider gratis for alle elever hver dag.

For mere information om offentlige indkøb og cateringservice i BSR-lande, se denne StratKIT-rapport (Joint Baltic Sea Region Report on public procurement and catering services).